Conheça em detalhe as condições de serviço asseguradas pelo SmartAccounting

1 - Estes Termos de Serviço regulam a relação estabelecida entre a AAAAA com o número único de matrícula e identificação fiscal AAA AAA AAA, Capital Social de AAAAA, inscrita na Conservatória de Registo de Pessoas Coletivas de AAAAA, que tem a sua sede na AAAAA, AAAA - AAA AAAAA adiante designada por SmartAccounting e o cliente, devidamente identificado junto da nossa empresa, adiante designado por Cliente no âmbito da utilização do software de arquivo digital SmartAccounting, produzido pela AAAAA., que corresponde também a uma marca registada que usa comercialmente. Os Termos de Serviço que ora se enunciam consideram-se amplamente difundidos, e sempre atualizados, pelo sítio web da SmartAccounting, que pode ser acedido em www.SmartAccounting.com.pt.

2 - Ao utilizar os serviços SmartAccounting através do seu sítio web ou da aplicação desktop, o Cliente declara ser imputável e maior de idade. No caso de o Cliente ser uma empresa ou instituição, o utilizador declara estar legalmente em representação daquela na celebração deste contrato. Em ambos os casos a utilização dos serviços SmartAccounting representa a aceitação tácita dos presentes Termos de Serviço. Os dados de subscrição deverão ser completos e verdadeiros, sendo da responsabilidade do utilizador a atualização daqueles sempre que ocorra alguma alteração que os modifique. O fornecimento de informações que se venham a verificar falsas poderá determinar o encerramento imediato da conta subscrita sem que haja lugar a indemnização pela perda de dados ou à devolução dos valores pagos e sem qualquer aviso prévio ao utilizador.

3 - O Cliente compromete-se desde já a não utilizar as funcionalidades do programa SmartAccounting através das suas plataformas para o exercício de qualquer atividade ilícita sob pena de, se detetada pela SmartAccounting, esta proceder à completa eliminação da conta de utilização do software SmartAccounting sem qualquer tipo de aviso ao Cliente, sem que este obtenha direito a qualquer tipo de indemnização e ainda a reportar às autoridades tutelares todos os elementos necessários ao apuramento de eventual matéria criminal. O Cliente compromete-se a conhecer as condições legais de funcionamento de todas as atividades para as quais venha a utilizar o SmartAccounting como ferramenta de arquivo digital, e as respetivas condições de organização do processo contabilístico/fiscal. Todas as informações obtidas junto do apoio SmartAccounting deverão ser encaradas como sugestões técnicas, e serem verificadas junto de serviços de assessoria especializada, ou, não tendo outra possibilidade, junto das autoridades tutelares de cada aplicação normativa.

4 - Estes Termos de Serviço estabelecem as condições gerais de fornecimento do software SmartAccounting e do respetivo acesso em regime de SaaS (Software as a Service/software como serviço) e em cloud (sistema de computação em nuvem), o que, doravante, será designado por Serviço, mediante o pagamento correspondente às condições contratadas nos planos disponíveis no momento da subscrição. O processamento do mencionado pagamento simboliza o momento de celebração de contrato entre as partes. O modelo de funcionamento em cloud significa que o utilizador deverá dispor de ligação à internet sempre que queira utilizar o programa e durante os períodos de utilização.

5 - O Serviço inclui a utilização de um software de arquivo digital na sua componente de registo de documentação fiscal vinculativa, sempre com a versão mais atualizada e legalmente exigível.

6 - A SmartAccounting pode, a todo o momento, alterar as condições do objeto destes Termos de Serviço sendo que a utilização posterior do serviço por parte do Cliente representa a aceitação das alterações entretanto introduzidas.

7 - O Cliente escolherá, no momento da subscrição e através de conjuntos pré-formatados, apelidados de planos, as características do serviço a ser fornecido bem como do espaço temporal em que o serviço contratado deverá vigorar. O Cliente poderá fazer upgrade da sua conta SmartAccounting em permanência e de forma automática, bem como downgrade no final do intervalo temporal contratado.

8 - O primeiro mês de utilização do serviço será considerado período de experiência pelo que será de utilização gratuita. O período de utilização gratuita cessa antes dos trinta dias de experiência por comunicação do Cliente ou por aquisição antecipada de um dos planos ao dispor. O período de experiência servirá também para que o utilizador se certifique de que o SmartAccounting se adequa aos seus modelos de operações, nunca podendo a SmartAccounting ser chamada a efetuar adequações específicas do software. Inclui-se também neste primeiro mês de utilização o período experimental previsto na legislação aplicável, de 14 dias para a celebração de contratos à distância.

Caso o Cliente pretenda, poderá fazer durante este período uma utilização já real do programa que, no entanto, mantém restrita a utilização de algumas funcionalidades até à aquisição efetiva do plano. As funcionalidades/características SmartAccounting que não se encontram disponíveis durante a utilização do período experimental são:

• Inserção de utilizadores adicionais;
• Permissões de Grupos de Utilizadores;

9 - O contrato que por este meio se estabelece é liquidado a priori, preferencialmente através de pagamento por via electrónica (Multibanco ou transferência bancária) e não se renova automaticamente, sendo realizado um conjunto de procedimentos, devidamente comunicados por e-mail para o endereço fornecido pelo Cliente no momento de subscrição com a antecedência de 21 dias, 7 dias e no próprio dia de expiração da conta, antes do término do ciclo de vigência inicialmente contratado. Os valores contratados são garantidos até ao final do ciclo de subscrição contratado sendo o valor de renovação o que se encontrar publicitado no site na data-fim do ciclo de subscrição contratado.

A utilização do SmartAccounting pressupõe continuidade no pagamento a partir da ativação da conta, que se concretiza 30 dias após a data de inscrição e do primeiro pagamento.

Sempre que o período de inatividade na conta seja igual ou superior a 3 meses a reativação da conta tem o custo de 24,00€ (acresce IVA à taxa legal em vigor). Até perfazer 3 meses de inatividade, a renovação da conta inclui todo o valor em atraso.

Sempre que uma conta esteja inativa há mais de 90 dias e se pretenda renovar pela periodicidade de, pelo menos, 1 ano, não haverá aplicação da taxa acima referida.

10 - A SmartAccounting poderá alterar os preços sem aviso direto a cada Cliente, sendo que estas alterações de preço não têm efeitos retroativos, mas aplicar-se-ão à subscrição e renovação de serviços. Será dada publicidade a estas alterações no site do SmartAccounting em www.SmartAccounting.com.pt.

11 - Para a resolução do contrato basta deixar de utilizar a conta SmartAccounting.

12 - O Serviço pode ser suspenso sempre que haja necessidade de fazer upgrades ou correções ao serviço disponibilizado. Estas correções e atualizações e as quebras de serviço que lhes dão origem fazem parte integrante do modelo de software em cloud e são integralmente subscritas pelo Cliente. Não haverá lugar a qualquer ressarcimento ao Cliente decorrente destas falhas de serviço sendo que o Cliente aceita ainda não responsabilizar contratualmente a SmartAccounting por qualquer dano que delas decorra.

13 - Os dados colocados no SmartAccounting são da inteira responsabilidade do Cliente que assume o risco por eventuais perdas decorrentes de problemas de comunicação existentes entre a instalação ou o terminal do Cliente e os servidores SmartAccounting. Para os dados convenientemente carregados no servidor SmartAccounting, a SmartAccounting disponibiliza backups redundantes e geograficamente distantes realizados várias vezes ao dia.

14 - Perante as possíveis falhas anunciadas em 13, o Cliente assume o risco pelas falhas de serviço que não possam ser direta e comprovadamente imputáveis à SmartAccounting Além deste risco, o Cliente assume também o risco de má utilização ou extravio das credenciais de acesso ao serviço que poderão resultar em perdas de dados e cancelamento da conta.

15 - A SmartAccounting determina a sua reserva de propriedade intelectual do software SmartAccounting aos elementos que não sejam carregados pelo Cliente na aplicação, referindo-se concretamente, mas não se limitando a elementos de desenho e outros elementos visuais, textos, código utilizado na programação, etc. O Cliente só poderá fazer uso dos elementos mencionados e outros mediante autorização escrita da SmartAccounting.

16 - O Cliente não poderá em caso algum solicitar adaptações pontuais para a utilização do serviço, já que o modelo de comercialização do SmartAccounting prevê a disponibilização como serviço a um conjunto alargado de Clientes dos mais variados setores de atividade. O SmartAccounting é disponibilizado sob a condição "as is", ou seja com as caraterísticas/condições disponibilizadas no momento da subscrição.

17 - No caso de haver lugar ao encerramento definitivo do serviço, a SmartAccounting remeterá essa informação ao Cliente, com 30 dias de antecedência, mediante notificação para o email fornecido no momento de subscrição. Também para o email fornecido no momento de subscrição serão enviados todos os dados que constem da conta do Cliente no momento de encerramento definitivo de serviço, em formato eletrónico apropriado.

18 - O Cliente assume todas as responsabilidades de relacionamento com a Administração Tributária pela sua atividade produtiva/comercial e pela forma como usa o SmartAccounting enquanto software de arquivo digital. A SmartAccounting nunca poderá ser chamada a pagar taxas de atividades praticadas pelo Cliente, relacionadas ou não com o uso do SmartAccounting.

19 - Salvo os contratos de revenda e de afiliação especificamente celebrados, é expressamente proibida a cedência onerosa ou gratuita do serviço subscrito a terceiros.

20 - Para efeitos de estruturação de serviço, restringe-se a um único NIF (Número de Identificação Fiscal) a utilização de cada conta SmartAccounting. Decorrente, a alteração deste elemento identificativo apenas é permitido na fase inicial de utilização, enquanto a conta SmartAccounting não tiver qualquer documento registado ou enquanto não tiver recebido qualquer pagamento. A partir da ocorrência das ações identificadas atrás, toda a informação fiscal produzida fica associada ao NIF em uso na conta SmartAccounting, não sendo possível a sua alteração. A necessidade de utilização de um novo NIF determina a criação de uma nova conta SmartAccounting.

21 - A SmartAccounting garante a segurança e a privacidade de todos os dados inseridos corretamente no SmartAccounting. Os dados inseridos serão mantidos numa base de dados em ambiente inviolável, sujeito aos mais apertados controlos e restrições de acesso. Apenas os responsáveis técnicos da nossa empresa têm acesso aos servidores em que o software SmartAccounting está alojado. A ligação ao SmartAccounting faz-se através de certificado de segurança com encriptação a 256 bits, o que significa que os seus dados estarão sempre protegidos de terceiros.

22 - O Cliente tem sempre acesso à sua conta SmartAccounting através de um conjunto de credenciais que deverão ser mantidas em segurança e atualizadas. As credenciais são constituídas pelo e-mail de registo da conta ou outro que venha a ser associado à conta SmartAccounting e uma palavra passe que será definida pelo utilizador e que poderá ser recuperada através do endereço de e-mail no momento associado à conta SmartAccounting.

Caso o utilizador não tenha acesso a um endereço de e-mail que lhe permita fazer a recuperação da palavra passe, poderá ser feita uma verificação via correio postal, para o endereço físico que conste da certidão permanente ou da certidão de início de atividade. Esta verificação postal terá um custo unitário de €20 acrescido de impostos, quando aplicável.

23 - Os dados solicitados no momento da subscrição serão apenas utilizados na relação comercial da SmartAccounting com o Cliente e em caso algum esses dados serão fornecidos a terceiros. Também a estes dados é garantido o acesso para atualização e cancelamento mediante solicitação escrita. É no âmbito desta relação que a SmartAccounting poderá enviar a todos os clientes inscritos no SmartAccounting informações comerciais sobre mais produtos da empresa.

24 - De acordo com o plano subscrito, a conta de dados do Cliente pode suportar mais do que um utilizador. O Cliente subscritor é responsável pela permissão de acesso à conta de utilizadores terceiros por si credenciados, fazendo ou não parte da entidade subscritora.

25 - Todas as peças de hardware afetas ao serviço SmartAccounting têm monitorização permanente, para acautelar possíveis catástrofes e outros acontecimentos disruptivos. Sempre que se verifique um acontecimento disruptivo que coloque problemas de continuidade, serão repostos os dados em backup previamente recolhidos. O intervalo entre os dados recolhidos e os dados colocados online nunca ultrapassarão as 24H. O Cliente aceita este intervalo entre backups como fazendo parte integrante do serviço e declina responsabilizar civil ou criminalmente a SmartAccounting por eventuais perdas de dados no espaço temporal atrás definido.

26 - Sempre que se verifique a resolução do contrato por causas orgânicas, é garantido ao utilizador um período máximo de 90 dias para que possa recuperar as informações colocadas na plataforma, findo o qual os dados serão definitivamente eliminados.

27 - Enquadramento e considerações iniciais

A SmartAccounting está comprometida na proteção dos dados pessoais dos seus funcionários, clientes, fornecedores e outras partes interessadas e em garantir a sua conformidade com toda a legislação relevante, com ênfase especial no Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento UE 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho). Como objeto principal da sua atuação, a SmartAccounting presta serviços de processamento de dados pessoais de pessoas naturais para arquivo digital de documentos a empresas e sujeitos passivos seus clientes, atividade que obriga à recolha de dados pessoais de identificação fiscal dos clientes finais das empresas com quem a SmartAccounting se relaciona de forma direta.

O Regulamento anteriormente aludido define obrigações a aplicar às entidades processadoras de dados por forma a definir as áreas de atuação, a tipificar e classificar os dados recolhidos e as finalidades de tratamento pretendidas para esses dados, obrigando mesmo a que os acordos de prestação de serviços entre responsável de tratamento e o processador de dados seja reduzido a escrito e constituído como um suporte que lhe sirva de base (considerando 81 e n.º 3 do art.º 28.º do Regulamento).

Estes Termos de Serviço definem as informações que regulamentam a relação entre a SmartAccounting e as empresas suas clientes.

Para uma melhor aplicação destes Termos de Serviço sugere-se a consulta dos materiais que lhe estão relacionados:

• Código de Ética e Responsabilidade dos colaboradores da SmartAccounting;
• Informação de Privacidade a fornecer/enviar aos titulares dos dados pessoais recolhidos sobre os tratamentos que lhe são feitos e sobre os canais de exercícios dos direitos ARCO (Acesso, Retificação, Cancelamento e Oposição).

28 - Termos de Serviço do Contrato RGPD relativos ao Processador de Dados

Este acordo firmado entre a SmartAccounting e as empresas/sujeitos passivos seus clientes é vinculativo e constitui-se como peça demonstrativa de "compliance" da SmartAccounting e das empresas suas clientes com o RGPD no que diz respeito à adoção de medidas técnicas e organizativas aplicadas sobre o processamento de dados recolhidos pelas empresas e processados pela SmartAccounting no software que a representa e com que atua no mercado.

Caso a utilização do SmartAccounting seja feita utilizando a API – Interface de Programação de Aplicações, o SmartAccounting não faz qualquer controlo sobre os dados pessoais recolhidos, sendo a aplicação do RGPD da total responsabilidade do utilizador deste interface.

As secções a seguir definem as informações necessárias e os termos que devem ser considerados na prestação de serviço de arquivo digital do SmartAccounting.

28.1 - Informação a ser especificada:

28.1.1 - Objeto da prestação de serviço, classificação dos dados e duração do processamento.

A SmartAccounting faz processamento de dados pessoais inseridos em operações de arquivo digital, que permitam a identificação do sujeito passivo de operações tributárias perante as autoridades fiscais e aduaneiras portuguesas ou estrangeiras, consoante a nacionalidade dos sujeitos passivos de impostos ou dos respetivos clientes. As necessidades de identificação fiscal estão subjugadas a operações de inquirição e fiscalização devidamente sancionadas e autorizadas pelas entidades competentes.

Os prazos de manutenção dos dados pessoais recolhidos para efeitos de identificação fiscal estão devidamente previstos em legislação conexa, nomeadamente os diplomas que informam o Código do Imposto sobre Rendimento de Pessoas Coletivas e o Código do Imposto Sobre Valor Acrescentado. O tratamento feito com os dados fiscais encontra-se legitimado por estas peças legislativas, nos termos da alínea c) do n.º 1 do art.º 6.º do RGPD.

Além dos dados de identificação fiscal, o SmartAccounting recolhe também dados de contactos de clientes e de potenciais clientes das empresas suas utilizadoras com o objetivo de prestação de assistência aos produtos comercializados e serviços prestados por parte das empresas a par com o objetivo de apresentação de propostas comerciais prospectivas, recolha legitimada pelo disposto na alínea f) do n.º 1 do art.º 6.º do RGPD.

Em nenhuma circunstância a SmartAccounting se servirá dos dados pessoais recolhidos nas contas das empresas suas clientes para os ceder a terceiros, de forma gratuita ou de forma onerosa.

28.1.2 - Dados Sensíveis

Sempre que uma empresa cliente do SmartAccounting faça uso dos campos de recolha de dados disponibilizados no software para registo de dados especiais tal como definidos nos art.ºs 8.º, 9.º e 10.º do RGPD, deverá assegurar o respetivo consentimento do titular dos dados ou do seu representante legal e identificar, junto do SmartAccounting, os dados entretanto recolhidos para que sobre estes sejam aplicadas medidas de monitorização específicas, através de formulário específico disponibilizado para o efeito.

29 - Instruções de Tratamento

Ainda que as opções de tratamento de dados estejam previamente definidas nas caraterísticas de funcionamento do SmartAccounting, concretamente na tipologia de documentos a serem registados e no tipo de consultas que as listagens destes documentos permitem, bem assim como no campo de dados pessoais a serem preenchidos, a aplicação das opções de tratamento ao conjunto de dados pertencentes a uma determinada empresa cliente do SmartAccounting é feita por esta com os dados em linha disponibilizados pelo programa.

Excecionalmente, o SmartAccounting pode substituir-se às empresas suas clientes no tratamento de dados desde que esse tratamento seja incluído em operações de assistência técnica ao software solicitadas pelas empresas clientes. As operações de assistência previamente caraterizadas serão sempre feitas por técnicos devidamente credenciados pela SmartAccounting, devidamente conhecedores do Código de Ética e Responsabilidade dos Colaboradores da empresa.

30 - Tratamento de dados pessoais recolhidos por Agentes SmartAccounting

No caso de tratamento de dados determinados por ações de Agentes SmartAccounting junto do cliente final, o Agente SmartAccounting obriga-se à prestação de todas as informações e esclarecimentos requeridos pelo art.º 13.º do RGPD;

31 - Responsável de Proteção de Dados Pessoais e considerações finais

Caso o responsável de tratamento, isto é, a empresa cliente do SmartAccounting, verifique ou seja conhecedor de algum procedimento de acesso indevido, adulteração, extravio ou qualquer outra forma de violação de dados pessoais deverá imediatamente comunicá-la à SmartAccounting através dos contactos do Encarregado de Proteção de Dados a seguir indicados:

• Telefone: AAA AAA AAA (chamada para a rede fixa/móvel nacional)
• Telefone: dpo@smartaccounting.com.pt

Para mais informações sobre o RGPD, consulte este link

32 - O suporte técnico do serviço da SmartAccounting será preferencialmente prestado por escrito, através de correio eletrónico. O suporte será sempre prestado de forma gratuita, reservando-se a SmartAccounting ao direito de classificar as questões de suporte técnico, consoante as prioridades de resolução, ou o que pertence ou não a esta categoria de questões. Os contactos para a prestação de assistência técnica são o e-mail suporte@smartaccounting.com.pt. A prestação de assistência técnica será realizada pela ordem de chegada dos pedidos a cada um dos canais de assistência e condicionada pelo número de técnicos disponíveis pelo que terá um condicionamento maior fora dos horários de expediente (9h00 às 18h00). Excluem-se deste regime de prestação de apoio as contas SmartAccounting que tenham esta valência contratada diretamente com o agente SmartAccounting a que a conta se encontre relacionada.

33 - Todas as paragens de serviço que sejam motivadas por questões técnicas previstas para o correto funcionamento do serviço, ou para melhoramento do mesmo, serão comunicadas ao Cliente sempre que possível.

34 - O Cliente compromete-se a ter conhecimentos suficientes para fazer solicitações de assistência técnica, receber e interpretar as correspondentes respostas através dos meios indicados para a prestação da assistência técnica ao Serviço, não podendo, em caso algum o Cliente solicitar a intervenção presencial de um técnico para a assistência que solicitar.

35 - A SmartAccounting compromete-se a que nenhuma prestação de assistência fique sem resposta inicial por um prazo maior do que 96h. É condição para a prestação de assistência que o Cliente não seja devedor nem esteja em atraso com qualquer pagamento.

36 - A SmartAccounting obriga-se ainda a substituir todos os componentes de hardware que impeçam o bom funcionamento do serviço com a maior brevidade possível. Este procedimento não terá qualquer custo adicional para os clientes utilizadores do Serviço.

37 - Os serviços contratados por este meio podem ser cancelados, suspensos ou eliminados caso sejam verificados uma ou mais das seguintes ações:
a) Tentativas de acesso a dados alheios;
b) Pesquisas não anunciadas e não autorizadas a eventuais vulnerabilidades do software SmartAccounting e do hardware que o aloja;
c) Interferência intencional no bom funcionamento do hardware e do software do Serviço SmartAccounting.

38 - Ao Cliente compete assegurar e acautelar a correta utilização de dados de terceiros. Sempre que a SmartAccounting receba informação sobre a utilização abusiva de dados de terceiros por parte de um Cliente, adquire automaticamente o direito de suspensão da conta de utilização até averiguação da veracidade dos dados recebidos. Se a utilização abusiva se verificar, a SmartAccounting adquire o direito de terminar a conta do Cliente, sem direito a qualquer devolução das importâncias pagas e sem este adquirir direito a qualquer indemnização pela perda de dados e informações.

39 - É também proibida a colocação de qualquer script que necessite de assumir o root dos servidores, ou que possam interferir com o funcionamento dos mesmos. Da mesma forma é ainda proibida a execução de ações de cracking, hacking ou phishing.

40 - Para o esclarecimento de qualquer dúvida sobre os presentes Termos de Serviço deverá ser colocada para suporte@smartaccounting.com.pt.

41 - O SmartAccounting disponibiliza conteúdos através de plataformas externas, e sobre os quais pendem termos de utilização específicos.
Todos os vídeos disponibilizados através da plataforma YouTube, regem-se pelos seus Termos de Serviço, que podem ser consultados aqui.

Versão 1.0.0, última atualização: 21/10/2024